Embaucher un employé peut sembler être un processus compliqué. L’énormité des formalités submerge de nombreux employeurs. C’est pourquoi nous avons créé un petit guide : Comment embaucher un employé en 7 étapes ? Nous espérons que cela vous aidera lors de l’embauche d’un nouvel employé. Franchissez ces 7 étapes avec europa.jobs !

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Comment embaucher un employé ? – La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La première formalité qu’un employeur doit accomplir lors de l’embauche d’un nouvel salarié est de déposer une Déclaration préalable à l’embauche (DPAE), que le salarié peut bénéficier de la sécurité sociale. En plus, le dépôt de cette déclaration permet au nouvel employeur d’accomplir plusieurs formalités simultanément :

  • s’inscrire comme employeur au régime général de la sécurité sociale
  • établir la déclaration nominative préalable à l’embauche
  • inscrire le salarié auprès de la CPAM, de l’assurance chômage, santé du travail, etc.

Il faut établir un tel document 8 jours avant l’embauche d’un salarié. La DPAE concerne tous les types de contrats. L’employeur peut remplir la DPAE en ligne sur le site www.urssaf.fr ou www.net-entreprises.fr . Il est possible aussi d’envoyer le formulaire par lettre recommandée. Il reçoit un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables suivant l’envoi du formulaire. 

Important ! Le non-respect de l’obligation de déposer une DPAE peut entraîner des sanctions pour l’employeur, tel que le redressement judiciaire.

Si l’employeur utilise le service TESE (Titre Emploi-Service Entreprise) – il peut sauter cette étape.

Le contrat de travail – la rédaction et la signature

C’est un employeur qui est chargé de la rédaction d’un contrat de travail. Il faut savoir que dans le cas d’un contrat CDD et CDI –  un contrat écrit est obligatoire. L’employeur peut rédiger lui-même le contrat. Une autre option consiste à demander à quelqu’un de son équipe des ressources humaines de rédiger le CDD correctement ou sous-traiter la rédaction à un professionnel. 

Quelles sont les informations de base qui doivent figurer dans le contrat de travail ?

  • coordonnées de l’employeur et de l’employé
  • fonction et conditions de travail
  • lieu de travail
  • temps de travail
  • montant du salaire
  • durée de la période d’essai (s’il y en a une)
  • période de préavis
  • date de fin du contrat (CDD)

Attention ! Pour un contrat CDD, vous devez inclure d’autres informations supplémentaires. Dans notre article précédent, nous expliquons comment rédiger un contrat de travail à durée déterminée (CDD)

Et si vous embauchez pour le travail saisonnier, lisez cet article : 

Travail saisonnier – Qu’est ce que le contrat vendanges ?

Il est préférable de signer un contrat de travail avant d’embaucher un nouveau salarié et dans un délai maximum de 2 jours suivant l’embauche. 

Embaucher un employé – Inscrire un employé au registre unique du personnel

Une autre formalité à la charge de l’employeur est l’inscription du salarié au registre unique du personnel. Vous ne pouvez pas sauter cette étape, surtout si l’employé commence son premier emploi dans votre entreprise. Dans ce cas, vous devez d’abord créer un registre puis saisir des données telles que :

  • l’identité de l’employé
  • l’emploi
  • les qualifications
  • la date d’entrée et de sortie
  • les autres données dans des cas exceptionnels

Quand le faire ? 

Nous recommandons d’inscrire l’employé au registre et entrer ses données immédiatement dès l’embauche.

La formation sécurité au travail

Immédiatement, dès le premier jour dans votre entreprise, il faut conduire une formation SST. L’employeur est tenu d’informer le salarié sur les mesures de précaution à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Bien sûr, chaque formation variera en fonction de la profession et de l’environnement de travail. 

Les éléments suivants doivent être discutés pendant la formation :

  • conditions d’exécution du travail
  • risques pour la santé et la sécurité
  • règlement intérieur
  • premiers secours en cas d’incendie
  • quelles démarches entreprendre en cas d’accident du travail ou de sinistre

Vous pouvez trouver plus d’informations concernant l’accident du travail ici :

Accident du travail – informations essentielles

Attention ! Dans le cas du premier emploi d’un employé, veuillez remplir le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). 

En savoir plus : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F35360 

L’adhésion à la mutuelle d’entreprise

Vous embauchez un nouveau salarié ? Dès le début du contrat, pensez à lui proposer une complémentaire santé collective. Ce type de couverture est considéré comme un supplément de l’assurance-maladie. Si vous n’avez pas encore signé le contrat de complémentaire santé collective avec un assureur, faites-le avant d’embaucher un salarié ! Il est important de savoir à l’avance quelle assurance vous pouvez proposer à une nouvelle personne dans l’entreprise. 

Un employé peut refuser de se prévaloir de l’assurance que vous offrez. Cependant, il est de votre responsabilité en tant qu’employeur de faire une telle offre à chaque employé que vous employez dans votre entreprise.

Toutefois, si le salarié est d’accord, faites-lui parvenir le formulaire d’adhésion. A l’étape suivante, il recevra un attestation d’affiliation à la complémentaire santé.

La visite d’information et de prévention

Dans les 3 mois suivant l’embauche, l’employeur est tenu d’inscrire un nouveau salarié à une visite d’information et de prévention. Elle a pour but de confirmer que l’état de santé du nouvel employé est adéquat pour effectuer le travail dans le poste qu’il occupe. 

Attention ! Dans des circonstances exceptionnelles, un employé peut être dispensé d’une telle visite.

La date de la visite d’information et de prévention est déterminée automatiquement après le dépôt de la déclaration d’emploi par le salarié. Les examens médicaux ont lieu pendant le travail sans aucune retenue sur le salaire. 

La gestion de la paie

La dernière étape dans l’embauche d’un employé consiste à choisir une méthode de gestion de la paie qui comprend :

  • le paiement des cotisations sociales
  • les bulletins de paie 
  • le paiement des salaires

Il convient de déterminer quel système fonctionnera dans votre entreprise. Trouvez ensuite un fournisseur de services qui peut répondre à vos besoins ou un logiciel qui vous permettra de gérer des formalités de paiement. 

Le service TESE est également utilisé pour gérer la paie. Si vous ne l’utilisez pas, essayez gratuitement le logiciel de gestion de la paie.

Nous espérons que les 7 étapes décrites ci-dessus vous aideront à améliorer le processus d’embauche de nouveaux employés. 

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